舉個例子來更通俗地說明一下以上的幾個概念。假設(shè)我們現(xiàn)在要做一個項目,就是砌一堵長度為100米的圍墻,為了方便計算我們假設(shè)總的預(yù)算是100元每米,共100*100=10000元,我們還計劃項目工時10天(每天砌墻10米)來完成這個項目。
為了順利完成該項目在項目中途我們需要對項目績效做監(jiān)控,于是我們在第四天工作結(jié)束的時候?qū)υ擁椖窟M行績效評估。本來第四天工作結(jié)束的時候我們計劃是要完成40米的任務(wù)的(因為每天計劃是10米),這個40米的工作量的價值是40米*100元/米= 4000元,這個4000元就是我們的計劃價值PV(計劃做多少事);實際完成了多少呢?我們發(fā)現(xiàn)第四天工作結(jié)束實際才完成了30米砌墻任務(wù),這個30米圍墻對應(yīng)的價值是30米*100元/米=3000元,這個3000元就是我們的掙值EV(實際做了多少事),也就是我們在第四天結(jié)束就完成了3000元的工作量;到第四天結(jié)束這個時間點我們實際卻花了5000元,這個5000元就是我們的實際成本AC(實際花了多少錢);總的預(yù)算10000元就是我們的完工預(yù)算BAC;總結(jié)一下就是一共計劃10000元10天完成這個項目,在第四天結(jié)束的時候去檢查項目績效,發(fā)現(xiàn)到這個時間點為止本來應(yīng)該完成4000元的項目工作量(PV),結(jié)果只完成了3000元的工作(EV),卻花了5000元的成本(AC)。為了更直觀表示這幾個概念,可以用圖表示這幾個概念如下:
圖中紅、綠、橘黃色線分別表示AC、PV和EV,紅線AC表示截止到某個時點花了多少錢(成本),斜率表示花錢的速度;綠線PV表示截止某個時點項目計劃花的錢和做的項目量;橘黃色線EV表示截止到某個時點做了多少事(多少錢的工作),斜率表示做事的速度;上圖我們可以看出花錢的速度比計劃的要快(紅線比綠線更陡,斜率更大),而做事的速度卻比計劃的要慢(橘黃色線比綠線更緩,斜率更小),項目績效很不好。
成本績效指數(shù)CPI=EV/AC=3000/5000=0.6,意思是前面4天我們實際花了5000元,但是只做了3000元的工作,相當(dāng)于前面4天我們每花1元錢,只做了0.6元的事;在這兒要強調(diào)一下這個成本績效指數(shù)CPI值,因為后面很多指標(biāo)都和這個CPI息息相關(guān)。對于CPI的計算方法和意義一定要非常熟悉,CPI的意義是每花1元錢做了多少錢的事(花錢的效率),CPI為0.6的意思就是每花1元錢只做了0.6元的事,所以CPI的計算方法是做了的事(EV)除了花了的錢(AC)。不光會算CPI,大家還要能舉一反三,比如知道CPI和做了多少事,也要會算花了多少錢,那就是花了多少錢=做了多少事/CPI,后面相關(guān)指標(biāo)的計算會經(jīng)常用到這個公式。
圖中可以看到,實際上成本偏差CV就是AC與EV的差值,而進度偏差SV是PV與EV的差值,請注意都是和掙值EV進行對比,而且做減法的時候EV都要放在前面。SPI和CPI沒法很直觀在圖中表示,實際上就是斜率的比值,SPI是EV與PV斜率的比值,CPI是EV與AC斜率的比值。
完工尚需估算(Estimate To Completion, ETC),在某個時點,預(yù)測完成剩余的工作還需要多少成本;這個時候算預(yù)測數(shù)據(jù)的時候就要分情況了,主要取決于我們以后的工作花錢的效率跟以前比是否會發(fā)生變化?也就是考察以后工作的CPI的值會不會發(fā)生變化。根據(jù)剩余部分工作CPI的變化情況,有幾種計算方法:
如果進度績效指標(biāo)SPI也會影響完成剩余工作的成本,意思是如果嚴(yán)格規(guī)定我們必須要在計劃的截止時間之前完成項目,那么可能就還需要額外的成本來趕工進度,這個時候就需要同時考慮CPI和SPI對于剩余工作的影響,一般計算公式則為ETC=(BAC-EV)/(CPI*SPI),也就是剩余的工作量除以成本績效指數(shù)與進度績效指數(shù)的乘積;其中CPI*SPI又叫“關(guān)鍵比率”(Critical Ratio, CR);
完工估算(Estimate At Completion, EAC),在某個時點,預(yù)測完成整個項目需要的成本,當(dāng)然就是實際已經(jīng)花掉的成本加上前面那個完工尚需估算ETC,EAC=AC+ETC;如果剩余工作還是以當(dāng)前成本績效指數(shù)來完成,那么也可以這么計算EAC=BAC/CPI,這個公式也好理解,其實就是整個項目工作量除以成本績效指數(shù);完工估算EAC實際上就是預(yù)測項目完工時候的實際成本AC。
完工尚需績效指數(shù)(To-Complete Performance Index, TCPI),在某個時點,預(yù)測如果要在計劃的預(yù)算內(nèi)完成項目,則未來的工作必須要達(dá)到的績效水平。計算公式TCPI=(BAC-EV)/(BAC-AC),也就是剩余的工作量除以剩余的錢的數(shù)量;
完工偏差(Variance At Completion, VAC),在某個時點,預(yù)測項目在完工的時候?qū)霈F(xiàn)的總的項目的成本偏差。計算公式VAC=BAC-EAC,也就是項目開始時原計劃的預(yù)算減去現(xiàn)在預(yù)測的總個項目將會花的成本。完工偏差VAC實際上就是預(yù)測項目完工時的成本偏差CV。
上面光說概念有點抽象可能有點難懂,所以我們回到例子里面的情景下來理解一下上面的幾個預(yù)測指標(biāo)。在第4天結(jié)束的時候,我們在前面考察計算了SV=-1000,CV=-2000,SPI=0.75,CPI=0.6,結(jié)論是進度落后1000元的工作量,成本超支2000元,怎么辦得想辦法啊,不然整個項目估計不能按時按預(yù)算完成。這時候有必要先預(yù)測一下項目完工的一些指標(biāo)以便我們更好地采取措施。
上面說到過,要預(yù)測項目完工時候的績效情況,需要根據(jù)后面剩余部分的項目工作的CPI的不同情況分情況分析,我們在剩余部分項目的CPI能做到什么程度,很明顯不同程度的CPI將會導(dǎo)致不同的預(yù)測指標(biāo)。回到砌墻的這個例子,項目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)了前面之所以CPI低至0.6花錢效率低是因為前面4天天氣不好,導(dǎo)致砌墻的時候有一些額外的支出。這個時候估算這幾個預(yù)測指標(biāo)就要分下面這幾種情況了:
項目經(jīng)理在看了天氣預(yù)報后,發(fā)現(xiàn)后面的天氣也跟前面幾天一樣的也不好。這種情況下預(yù)計后面的工作還是按照前面的花錢的效率來辦事(前面4天是花5000元干了3000元的事,花錢效率也就是CPI是0.6),后面工作的CPI和前面4天工作的CPI保持一致將會保持0.6。
這種情況下我們來先算完工尚需估算ETC,現(xiàn)在的情況,本來計劃完成40米4000元的工作量(PV),結(jié)果只砌了30米只完成了3000元的工作量(EV),實際還花了5000元(AC),那么我們剩余的工作估計還要花多少錢呢?這個就是ETC。整個項目要砌墻100米,現(xiàn)在只完成了30米,那么剩下當(dāng)然就是還需要砌70米了,轉(zhuǎn)化成錢的數(shù)量70*100=7000元這就是剩余的工作量,也就是還剩7000塊錢的工作。前面提到過剩余的工作量CPI保持不變還是0.6,花1元錢只能干0.6元的事,現(xiàn)在有7000元的事還需要干,那么干這7000元的事需要花的錢就是7000/0.6=11667元,也就是如果這個工作方式不變的話,估計未來這個項目還需要花11667元。
完工尚需估算ETC算出來了,完工估算EAC就好算了,因為完工估算就是目前實際已經(jīng)花了的錢加上完工尚需估算EAC=AC+ETC。如果是按照這種情況算出來的剩余工作估計還要花11667元(ETC),實際前面4天已經(jīng)花了5000元,那么整個項目的完工成本估算就是5000+11667元=16667元,也就是整個項目做完估計要花16667元。這種情況其實也可以用另外一種計算方式,因為我們的CPI一直保持穩(wěn)定不管前面4天還是后面工作一直都是0.6,所以也可以用總的項目預(yù)算(總的工作量)除以CPI得出,也就是10000/0.6=16667元(這兒就是已知工作量和CPI求需要花的錢),算出來的結(jié)果是一樣的。當(dāng)然要注意如果要用這個方式計算EAC一定要確認(rèn)前后的CPI是一致的才可以這么算。
完工尚需估算ETC和完工估算EAC都算出來了,再來算完工尚需績效指數(shù)TCPI。項目經(jīng)理評估完目前的項目績效后,如果要想要整個項目在規(guī)定的預(yù)算內(nèi)完工,那么后面工作的成本績效必須得是多少才行,這個就是TCPI。第四天結(jié)束后總共10000元的工作量,完成了3000元剩余7000元的工作量,實際花了5000元(預(yù)算就還剩10000-5000=5000元),也就是未來如果預(yù)算不增加我們需要以剩下5000元的預(yù)算來完成剩下7000元的工作,那么需要的成本績效指數(shù)就是7000/5000=1.4(工作量除以錢數(shù)等于CPI),也就是我們每花一元錢,必須要完成1.4元錢的工作,才有可能在預(yù)算內(nèi)完成這個項目。通過公式計算就是TCPI=(BAC-EV)/(BAC-AC)=(10000-3000)/(10000-5000)=1.4。
最后算完工偏差VAC,這個就好算了,就是預(yù)測完工的時候的成本偏差CV。因為后續(xù)的工作還是按以前的CPI(0.6)來執(zhí)行,我們前面已經(jīng)算出來ETC=11667元,EAC=16667元,這個情況下完工偏差VAC=BAC-EAC=10000-16667=-6667元,也就是預(yù)測項目最終完工的時候?qū)⒊?667元(同理負(fù)值表示成本超支,正值表示成本節(jié)約)。
從圖中可以看到,AC線天內(nèi)實線的基礎(chǔ)上延伸的虛線(實線表示實際值,虛線表示預(yù)測值),直接延伸表示花錢的速度不變(因為斜率沒變)跟以前保持一致。這種情況下可以看到當(dāng)EV達(dá)到BAC的時候(表示做了10000元的事項目做完了),AC的值是16667元,這個就是預(yù)測的最終項目完工的時候?qū)还不ㄟ@么多錢,也就是EAC,其與BAC的差額就是完工偏差VAC。
如果以后的工作我們不是以以前的CPI(0.6)而是以完工尚需績效指數(shù)TCPI作為后續(xù)工作的CPI呢?比如我們從第五天開始CPI變?yōu)榱?.4(上面算TCPI算出來的),這個時候完工偏差會是多少呢?其實如果通透理解了概念的同學(xué)應(yīng)該就會很快知道這個時候算出來的的完工偏差將會是0,因為TCPI的定義就是在預(yù)算內(nèi)完工的后續(xù)工作的成本績效指數(shù),所以在這個指數(shù)下完成剩余的工作,我們的預(yù)算肯定是剛剛好的,完工偏差就會0。不嫌麻煩我們也可以簡單計算一下,前面4天花了5000元完成了3000元的工作量,剩下7000元的工作以1.4的CPI去做,那么剩下的工作將只需花ETC=7000/1.4=5000元,加上前面已經(jīng)花了的5000元,剛好就等于我們的項目預(yù)算10000元,這個時候完工偏差就剛好是0。從這個角度我們也可以說完工尚需績效指數(shù)TCPI就是要使完工偏差VAC為0,完成后續(xù)剩余工作所需的的成本績效指數(shù)CPI。也就是第4天后檢查項目發(fā)現(xiàn)進度落后預(yù)算超支,客戶說進度我先不管,最后完工時預(yù)算一分也不能超,這個時候后面部分工作的CPI肯定就要更高才能達(dá)到這個預(yù)算內(nèi)完工這個目標(biāo)了,這個更高的CPI就是我們的完工尚需績效指數(shù)TCPI。
從圖中可以看到后期預(yù)測的AC線突然一下變緩了,花錢速度下降了從而CPI提高了(CPI是EV的斜率比上AC的斜率,AC斜率變小,EV斜率不變的情況下CPI變大)。這種情況概括一下就是前面4天用5000元做了3000元的事,評估之后采取措施發(fā)奮圖強,后面的時間用5000元做了7000元的事,從而實現(xiàn)了預(yù)算內(nèi)(10000元)完工的目標(biāo)。
第二種情況就是:項目經(jīng)理看后面幾天的天氣預(yù)報天氣,發(fā)現(xiàn)前面4天天氣不好只是偶然現(xiàn)象不具有代表性,后面的天氣都是好的。這個時候預(yù)測以后花錢效率CPI會正常變?yōu)?,也就是不在額外花錢那么就每花1元錢就能做1元錢的事。如果真的做到了這個花錢效率,因為剩余7000元的工作量(前面已經(jīng)算出來),那么剩余的工作需要花的錢就是7000/1=7000元,也就是完工尚需估算ETC就是7000元;
圖中可以看到,紅線天后改變了方向